Танке пословне комуникације путем телефона

Уметност пословне комуникације је важан аспект преговарања и дуги низ година не губи на значају. Интензитет пословних комуникација путем телефона расте из године у годину. Са развојем мобилних комуникација, он постаје један од главних начина комуникације. За телефонске разговоре важно је знати детаље и правила пословне комуникације.

Телефон у савременом свету игра важну улогу, јер уз његову помоћ комуницирамо са нашим рођацима, пријатељима, колегама, менаџментом и пословним партнерима.

Дакле, током разговора са одређеним кругом људи, особа примјењује одговарајући начин комуникације и, на примјер, никада се неће упустити у дијалог са својим шефом, као са блиским пријатељем. У овој ситуацији, користи се више службени тип комуникације.

Пословну етикету би требало да користе и запослени који обављају анкете јавног мњења, примају позиве од клијената или преговарају телефоном. Често, успешни телефонски разговори постају кључ добрих пословних односа. Чак и имиџ компаније може у потпуности зависити од способности запослених да воде интелигентне дијалоге путем телефона.

Тренутно се већина позива врши преко мобилних уређаја. Користећи овај комуникацијски алат, морате слиједити нека правила.

• Увек искључите телефон или га подесите да вибрира на пословном састанку са клијентом, у биоскопу, на семинару.
• Мобилни уређај је подложнији звуку од фиксног телефона. Према томе, у ситуацији када је на јавном мјесту потребно водити особни разговор без вањске интервенције, можете једноставно говорити тихо, а друга особа ће вас чути.

• Не стављајте превише гласан позив на телефон. Може уплашити друге.
• Покушајте да говорите кратко. У присуству трећих лица, разговор не би требало да траје дуже од 30 секунди, у супротном постоји опасност да изгледате непристојно пред особом. У случају да постоје ваљани разлози за телефонски разговор, на пример, болест рођака или велика трансакција, онда треба да обавестите присутне о ​​ситуацији.
• Избегавајте телефонске разговоре током пословног ручка. Ако постоји хитна потреба да одговорите на позив, онда треба да напустите стол и говорите на мање гужве.

Етички стандарди у комуникацији путем телефона су важни за ефикасан рад компаније. Култура телефонских разговора је посебна врста пословне комуникације. Познавање правила етикете ће помоћи у јачању пословних веза и повећању профитабилности организације.

• Потребно је поздравити особу са којом ће се телефонски разговор водити. Изрази који се односе на доба дана („Добро јутро“, „Добар дан“ или „Добро вече“) су најпогоднији за то.
• Током пословног позива, важно је пратити сопствену интонацију. Да не бисте гурали саговорника, морате говорити уљудно и мирно, избјегавајући непотребне емоције.

• Након поздрављања, препоручује се да се представите и наведете своје име, положај и организацију.
• Ако позовете особу, увијек треба да разјасните да ли је погодно за њега да говори у овом тренутку.
• Према етичким стандардима, потребно је да покупите телефон након другог или трећег позива.
• Током разговора не смијете пушити, јести или пити.
• Ако је позиватељ заинтересован за другог запосленог у организацији, онда се разговор треба преусмјерити на њега или укључити функцију чекања.
• У ситуацији када имате погрешан број, морате, без постављања непотребних питања, да се извините саговорнику и одмах се опростите.
• Никада не зовите рано ујутро, за време паузе за ручак, или пре краја радног дана.
• Секретар или асистент може позивати или одговарати на позиве уместо на менаџера.

• Можете позвати лични број партнера или клијента само ако вам је дао контакте. Али викендом и празницима такви позиви су забрањени.
• Постоје случајеви да је разговор прекинут због лоше комуникације. У овој ситуацији, онај који је први назвао мора да позове.
• Немојте одлагати разговор. Дуги разговор може носити саговорника и изазвати огорчење. Ако је комуникација одложена, а сврха разговора није постигнута, онда клијент може позвати сљедећи дан или договорити особни састанак.
• Након завршетка разговора, препоручује се да се захвали саговорнику и да му се пристојно опростите, након што сте га питали има ли питања. Ова једноставна акција учиниће разговор потпуним и подстиче даљу сарадњу.

За телефонски разговор треба пажљиво припремити и извести низ конкретних акција. Размотримо детаљније главне тачке.

• Саговорника би требало позвати тек након што се припреми јасан план разговора. Да бисте искључили мање детаље, можете направити графички или шематски приказ.
• Запишите важна питања која треба да запамтите да поставите током преговарачког процеса.
• Припремити документе који могу бити потребни у процесу комуникације (преписка, извјештаји, уговори).

• Проверите са саговорником да ли вам је потребно неко време да позовете.
• За снимање примљених информација припремите биљежницу или дневник.
• Откријте општи списак људи који ће учествовати у разговору како би их контактирали по имену и патрониму.
• Пре него што позовете број, покушајте да се подесите на позитиван начин, онда ваше емоционално стање, наравно, треба да доведе до локације саговорника.
• Телефонски разговор, размотрити сигурност комуникација у канцеларији, јер вриједне информације могу пасти у руке конкурената.

Постоје и тачке које треба искључити и које нису дозвољене у предстојећем телефонском разговору.

• Нема потребе да разговарате о пословним питањима са непознатом или случајном особом. Боље је заказати лични састанак.
• Не препоручује се да се захтева одлука од особе која нема овлашћење да то учини или сматра другачије. На телефон, он може дати пристанак, иако ће бити противник ове одлуке.
• Није потребно говорити, ако нема извесности да се саговорник слаже са вама и жели да помогне.

Улога телефона у пословној комуникацији је двострука. Врло често одвлачи пажњу од хитних задатака који се изводе током дана, али истовремено убрзава рјешавање многих задатака. Зато је потребно научити принципе телефонских разговора који доприносе његовој ефикаснијој употреби.

Веома је важно имати технику пословне комуникације за запослене чији је специфичан рад у телефонским разговорима са потенцијалним клијентима. Многе компаније покушавају успоставити контакт са позиватељем из првих ријечи како би га учинили правим клијентом.

Фирме се такмиче на различите начине како би привукле купце. Важна фаза у промоцији услуга је телефонска продаја, па стога менаџери морају водити дијалог са клијентима коректно и тактично, јер ће иначе профитабилни уговори ићи конкурентима.

Следећи савети ће вам помоћи да остварите успех у пословној комуникацији преко телефона.

• Препоручује се да позовете особу која вам је пружила корисну услугу. Захвалнице су веома важне за будућу сарадњу.
• Увек се смешите док ћаскате. Ваш осмех и оптимизам ће сигурно осетити претплатника.
• У процесу преговора покушајте да предвидите како размишља саговорник.
• Никада не изговарајте псовку или колоквијални језик. То је супротно култури комуникације.
• Користите изразе и термине које ће позвати саговорник.
• Немојте покривати слушалицу док разговарате са неким. Тако непоштовање према саговорнику.
• Објасните своју позицију поуздано и прецизно, јер је прецизност пристојност краљева.

• Преговори су важни за брзо спровођење, одговарајући на питања постављена без одлагања и замршене реченице. Пауза се може оправдати само у случају када је стручњак заузет тражењем документације потребне за преговоре. Ако је пауза одложена, онда особа има пуно право да прекине комуникацију.
• У тренуцима телефонске, стварне или виртуалне комуникације, морате бити изузетно љубазни. Крицање и говор у повишеном гласу сматрају се кршењем етике.
• Добро се опростите од саговорника, јер вјешто завршавање разговора није мање значајно од главног дијела дијалога. Можете дати прилику другој особи да прво спусти слушалицу. Тиме ћете завршити разговор на пријатељском таласу.

Наравно, за успјешну комуникацију путем телефона морате имати добру дикцију. Да би ваш говор био изражајан и ваш глас био пријатан, користите лекције из следећег видеа.