Етикета и етика пословне кореспонденције

Модерна пословна реалност је таква да само 15% средњих и великих предузетника који желе да ојачају своје позиције на тржишту остваре своје циљеве. Због тога се важност пословног етикета повећава, јер се непоштовање њених норми, из више других разлога, често доводи до пуцања корисних пословних односа.

У широкој интерпретацији етике назива се скуп општих принципа који имају за циљ регулисање друштвених односа. Сходно томе, етика пословних односа бави се питањима везаним за усвојени поредак и стил интеракције у пословној сфери.

Детаљни етички аспекти пословних односа су пословни етикет, укључујући, на примјер, поступак вођења преговора, правила корпоративног понашања, пословне традиције и ритуале, елементе подређености, начине и стилове комуникације и писања, као и питања исправности у пословању са партнерима и пословним колегама.

Значај етике и етикете, као њена компонента, лежи у чињеници да нормативна основа која је настала као резултат дуге праксе у великој мери поједностављује комуникацију, стварајући разумљив и приступачан контекст у пословној сфери који вам омогућава да правилно остварујете циљеве и значајно штедите време.

Другим ријечима, говоримо о посебном алгоритму за рјешавање пословних проблема, који нам омогућава да поставимо и успјешно остваримо жељене пословне циљеве на рационалан и без конфликта начин. Ниво власништва над овим алгоритмом омогућава нам да извучемо директне закључке о степену професионалности пословног партнера или противника у пословном спору.

У овом контексту, важно је придржавати се сљедећих општих принципа:

• тачност свуда иу свему;
• безбедност информација;
• соунд алтруисм;
• повољан, прикладан имиџу пословног окружења;
• компетентан усмени и писмени говор;
• поштујући правила пословне говорне културе.

Врсте пословне кореспонденције су разноврсне и, уз одређени степен конвенционалности, могу се подијелити у два главна типа:

• интерстате - између државних организација, страних представништава и званичника (разне белешке, меморандуми и други облици) су елементи дипломатских односа;
• комерцијални - писма полуслужбеног статуса која се користе у области пословних односа између институција и организација.

Стил писања службеног писма, упркос лингвистичким и неким традиционалним разликама, има одређену заједничку основу и групу институција развијених у устаљеној пракси. На пример, бројни захтеви за усмеравањем протокола, одређени положајем пошиљаоца и адресата, заснивају се на почетним поставкама узајамног поштовања и коректности. Стога, без обзира на врсту документа, структурно мора садржавати сљедеће елементе:

• жалба (службени статус примаоца);
• комплимент (пристојно завршно писмо);
• потпис;
• датум (дан, месец, година и место писања поруке);
• адреса пошиљатеља (презиме, службени статус, адреса се налази на врху или дну прве странице писма).

Поред тога, постоји низ прописа који се директно односе на писма:

• пословна писма се пишу на заглављеним листовима или листовима папира искључиво на њиховој предњој страни;
• пагинација се врши арапским бројевима;
• поруке се штампају у штампаном тексту;
• брисање и исправке нису дозвољене у тексту документа;
• документ је савијен унутар текста;
• време чекања на одговор на писмо није дуже од десет дана.

Пословна порука треба да има јасан циљ и да садржи једно питање, а цела поента текста треба да буде потпуно и потпуно подложна његовом садржају, било да се ради о понуди за продају, комерцијалној истрази или једноставно релевантним информацијама.

Класификација пословних порука је разнолика и зависи од њихове функционалне и циљане оријентације. На пример, слова су:

• нотифиинг;
• подсјетник;
• позивнице;
• информобзори;
• наређења;
• пратећи;
• друге врсте.

У комерцијалној кореспонденцији најтипичнији:

• захтјеве;
• понуде;
• наређења;
• жалбе;
• гарантна писма.

Као облик пословне комуникације, у строгом смислу дефиниције, писма су подијељена у 2 типа - пословни и приватни-службеник.

За бизнис се подразумева кореспонденција, која се налази међу организацијама и институцијама. Приватно-службено писмо је порука коју приватној особи, или, обратно, институција шаље приватној особи.

Постоји низ правила о пословној кореспонденцији.

• Писмо треба да стимулише појаву пословног интереса од стране примаоца, јасно и на основу убедљивих чињеничних података, да покаже предности партнерства и неприкладност прекидања партнерства. Текст треба да буде охрабрујући, мотивирајући за сарадњу.
• Појава претераних личних емоција у пословном писму није најбољи начин да се докаже један случај и да се то питање реши.
• Да би се избегло преоптерећење и зачепљење текста писма, неопходно је избећи било каква фигуративна поређења, метафоре, алегорије и хиперболу.
• За јасан и концизан приказ теме, боље је користити једноставне реченице, избјегавајући појединости и прекомјерне појединости. Основну идеју поруке треба подржати само релевантни аргументи, који се обично налазе у прилозима писму (графикони, графикони, дигитални подаци).
• У тексту треба да се додељују параграфи, од којих сваки, представљајући независну мисао, почиње са новом линијом.

• У писаној пословној поруци не треба користити описне придјеве, додатна појашњења и детаље. На крају писања, препоручљиво је проверити документ и елиминисати фразе које не носе стварни семантички садржај.
• Писменост је основни елемент текста. Присутност правописа и других грешака у поруци је неприхватљива.
• Навођење предмета писма је обавезно. Предмет у документима треба да буде укратко и обимно приказан, штеди време приликом читања и позитивно карактерише пошиљаоца. Ако је писмо послано електронском поштом и садржи посебно важне информације, потребно је да му се достави посебна „заставица“ која је доступна у електронској услузи.
• Добра читљивост текста пружа Ариал или Тимес Нев Роман фонтова са просјечном величином фонта. Уз посебне потребе, кључне идеје су дозвољене у курзиву или подебљано.

• У тексту је корисно користити поднаслове (3-4), који омогућавају лакше разумијевање наведеног текста.
• Пописи, листе и листе се најбоље израђују помоћу специјалних маркера.
• Корпоративни предложак (шема) - одличан показатељ ефикасности и објективности у пословној комуникацији.То је посебно релевантно у корпоративном аспекту, јер вам омогућава да се истакнете у повољном светлу и да се придржавате званичног статуса.

Структура пословне поруке је типична. Традиционално садржи:

• увод;
• главни део;
• закључак

У уводу се резимира сврха писма. Главни део описује суштину проблема. У закључку, пожељно је сажети садржај главног дијела, на примјер, у облику закључака. "Постсцриптс" и разне врсте фуснота су непожељне.

У закључку, неприкладне фразе сличне манипулацијама, као што су: „Надам се обострано корисном партнерству“, и тако даље. Боље је опростити се у пословном писму једноставним фразама - "Поздрави", "Срдачан поздрав" и тако даље.

У доњем дијелу поруке назначени су: Ф. И. О., потписан је службени статус, назив твртке. Бројеви контаката су такође назначени.

Табеле и графикони су приложени у посебном фајлу (пакету), што указује на то на крају писма. Ако постоји група инвестиција, онда им се даје попис са именима.

Можете користити скраћенице и специјалне скраћенице само ако сте сигурни да ће их приматељ разумјети.

Да би текст био логичнији и доследнији у пословном вокабулару, следећи говорни изрази се користе као везива:

• из тог разлога;
• на основу горе наведеног;
• због тога;
• према подацима;
• на тој основи;
• разматрање;
• и други.

У виртуелном простору, пословна интеракција, која представља комуникацију у минијатури, је специфична, и ништа мање захтијева придржавање релевантних правила етикете. Компетентан рад са писмом, у складу са праксом, подразумијева имплементацију сљедећих напомена у погледу обима, језичких стандарда, структуре и формата.

• Формула теме мора тачно одговарати предмету наведеном у тексту. Ово вам омогућава да брзо подесите читач на жељено пословно расположење.
• Оптимална јачина документа послата е-маилом, уклапа се у "један екран", са максималном количином текста - један лист у формату А4.
• Оптимална величина прилога - не више од 3 МБ.
• Послане датотеке се препоручују да се "пакују" у стандардне зип или рар архиве. Друге су често блокиране током испоруке.
• Хипервезе морају бити стандардне (плаве, подвучене).
• Одговор примаоцу треба поставити на врх, на почетку писма, а не испод. Ово чува дописника из претераног и присилног померања претходног текста.

• Морате користити језик писма, најразумљивији партнер. Питање оправданости коришћења у професионализму порука, корпоративног речника, жаргонских израза и скраћеница (посебно у спољној кореспонденцији) одлучује се одвојено, у зависности од контекста и квалитета дописних партнера.
• Важно је информисати партнера о пријему његове поруке - то је знак доброг укуса и дио пословне етикете, показујући поштовање према њему.
• Треба одговорити што је брже могуће. Ако из било ког разлога не можете брзо одговорити, онда партнер треба да буде обавештен о пријему свог писма и да наведе време одговора. Етичка и угодна привремена пауза прије давања одговора - 48 сати након пријема поруке. Након тог времена особа обично вјерује да је порука изгубљена или занемарена. Претјерана пауза у кореспонденцији често је пуна ризика од губитка партнера и у пословању се третира као кршење етичких стандарда.
• На крају поруке треба да се ставе детаљи за контакт који су наведени без изнимке, без обзира на редослед дистрибуције.
• Током испоруке, важно је обратити посебну пажњу на питања приватности.

За више информација о пословном бонтону погледајте следећи видео.