Фазе пословне комуникације

Вештине комуникације - један од најважнијих услова за успешну комуникацију између људи, размену информација и постизање жељеног резултата. Пословна етикета је почела да се користи од настанка тржишних односа. Многе културе му дају посебну нишу у односима између људи, подижући их на чин церемоније. И то се исплати, јер пословни етикет доприноси успостављању контакта са партнером, а успех предузећа у великој мери зависи од понашања људи током пословног састанка.

За разлику од редовне свакодневне комуникације, пословна комуникација има своје јасне принципе и усмјерена је на постизање одређеног циља кроз договор и испуњавање обавеза. Пословно окружење вам омогућава да направите нове корисне контакте на којима зависи успех посла који предузимате. Али не увијек будући партнери могу суосјећати једни с другима и пронаћи контактне точке.

Пословни контакт подразумева примање накнада. Ако су све остале једнаке, онај ко посједује знање и правила пословног етикета ће побиједити. Ово је лако пратити на примеру интеракције два бизнисмена, од којих један лако и природно доводи саговорника до закључака који му требају, а други нема вештине пословног комуницирања или елоквентности и мора поново и поново губити профитабилне пословне могућности.

Дакле, пословна комуникација је систем вјештина који укључује читав комплекс комуникацијског понашања:

• култура комуникације (усвојена у одређеној земљи);
• оратори;
• пословна етика (правила и прописи);
• психологија односа;
• логика конструкције говора (усмена и писана);
• имаге;
• тон и интонација.

У савременом свету пословна комуникација је представљена у неколико облика одједном:

• Пословни разговор - је вербална или виртуелна комуникација између колега или партнера, која има за циљ разговарати о пословним проблемима. Најчешће се одвија разговор између учесника у једној пословној сфери који разумију специфичности овог дијалога и који су у могућности да подрже разговор о уској стручној теми.
• Пословни састанак - добро усмјерена дискусија, чији задаци укључују рјешавање текућих организацијских задатака, анализирање информација доступних учесницима, изградња линије даљег понашања, доношење и доношење одлука.

• Пословна кореспонденција - Ово је службена комуникација путем пословног писма, искључујући било какву манифестацију блискости или сленга. Пословно писмо је документ који садржи пословно писмо и издаје се према свим стандардима пословне кореспонденције. По правилу, и папирнатом и електронском облику пословног писма се даје логотип, адресни подаци фирме или установе. Такође у пословним писмима уочена је одређена маржа на страници.
• Јавни говор - интеракција говорника и слушалаца. Ова врста пословне комуникације је сложена и захтијева рјечитост. Говорник треба да буде што је више могуће компетентан у израженом питању и да има вештине говора, да заинтересује и убеди публику.По врсти презентације материјала, јавни говор може бити информативан (извјештај), охрабрујући (агитација), увјерљив (свечани говор).

Разумевање специфичности и значаја пословне комуникације води до закључка да он може и треба да учи.

Поштовање правила пословног етикета неопходно је за успешну изградњу пословних односа између пословних партнера, колега, дипломата из различитих земаља. Култура и пословно понашање могу се драматично разликовати, али Постоје општеприхваћени стандарди понашања које мора поштовати свака особа која поштује себе, без обзира на припадност одређеном друштву.

• Тачност У пословном окружењу релевантна је изрека „Вријеме је новац“, тако да је закашњење на састанке и чување вашег саговорника врхунац неетичности.
• Биндинг. Испуњење обавеза је основа добре репутације, без које је немогућа успешна интеракција у пословном окружењу.
• Поверљивост Могућност да се поверљиви подаци чувају у тајности, да се поштују корпоративне тајне, један је од услова за узајамно поверење и пуну сарадњу.
• Поштован став. Поштовање према саговорнику, способност слушања, продирање онога што је речено, има за себе, отвара широке могућности за успостављање контакта. Ова вештина је такође корисна у интеракцији са запосленима и подређенима.

• Самопоштовање. Што се тиче перцепције о самом себи у процесу комуникације, требало би бити у могућности да нађемо “средњу земљу”. Да мирно реагују на критике или савете, али и да не дозволите себи да манипулишете, да достојанствено зауставите покушаје притиска, да вратите разговор у правом смеру.
• Оратори. Способност да јасно изрази своје мисли, пренесе значење говора саговорнику, без зачепљења фразе неодговарајућим речима и не одводећи ту мисао од теме разговора. Ова способност се не даје свима по природи, стога се ораторију мора дати времена у својој обуци.
• Писменост. Чистоћа говора у великој мери зависи од писмености особе, а способност писања без грешака је обавезан услов у пословном окружењу.
• Изглед. У модерном свету, већ постоји успостављен код облачења (код одеће), који укључује одређени облик одеће за посету радном месту, догађајима, организацијама или установама. Обично су то пословна одела за мушкарце и жене, стандардни накит и прибор. У случају прве посјете непознатој организацији или догађају, морате унапријед знати о усвојеном правилу облачења.

Структура пословне комуникације може се подијелити у четири фазе, чији ће редослијед омогућити постизање максималног ефекта у преговорима.

Овде је први утисак од примарног значаја. Припремајући се за састанак са саговорником, биће корисно унапред радити са информацијама: круг интереса саговорника, окружење и посебности његове културе, правила и важне традиције за саговорника. То ће вам омогућити да се осећате више самопоуздано и уз дужно поштовање према тим или другим особинама партнера.

Правилно конструисане прве фразе - кључ успеха даље комуникације. Потребно је да почнете са привлачењем пажње и позиционирањем противника на себе. То ће помоћи обичном људском пријатељству, љубазности, љубазном интересу за особу саговорника, изговор његовог имена.

У процесу дискусије о задацима, неопходно је упарити се са саговорником на један "талас". Овај резултат се може постићи ако пажљиво посматрате емоционално стање партнера или општу емоционалну атмосферу унутар групе, ако говоримо о преговорима са публиком.

Познавање три главна канала перцепције: вид, слух и кинестетика (то укључује додир, мирис, положај тела, гестове и изразе лица) помоћи ће вам да се усагласите са саговорником.

Директна концентрација на тему састанка, дискусија о проблемима и задацима. Циљ ове фазе је да се постигне споразум који је на задовољавајућем нивоу за обе стране.

У трећој фази се користи неколико фаза, од којих је суштина контакта:

• идентификацију мотива и циљева саговорника;
• одржавање пажње: важно је видјети главну нит разговора, не одлагати и не скакати са теме на тему;
• аргументација и увјерење: примјењује се у случају разлика у мишљењу;
• Фиксирање резултата је критични тренутак у разговору, када је неопходно довршити комуникацију на ову тему, без обзира на резултате, то унутрашње осећање долази са искуством и зависи од опажања, способности да се јасно уоче најмање промене у емоционалној позадини саговорника.

Општи утисак о састанку формиран је у последњој фази пословне комуникације и најсликовитије се бележи у сећању. Стога, способност да се разговор правилно заврши може бити одлучујући фактор за даљу сарадњу.

Како лијепо комуницирати, погледајте у сљедећем видеу.